BDESE : Mise en place et obligations
La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) constitue un outil central du dialogue social dans l’entreprise. Encadrée par la loi, elle garantit transparence et le suivi des enjeux économiques, sociaux et environnementaux.
Dans cet article, nous présentons son rôle, son régime légal, ses modalités de mise en place et les solutions pour en simplifier la gestion.
Sommaire
Qu’est-ce que la BDESE ?
La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales (BDESE) est un outil mis en place dans l’entreprise pour regrouper toutes les informations essentielles concernant la vie et l’évolution de l’entreprise, à destination du CSE.
Son contenu centralise les données relatives aux principales orientations économiques, sociales et environnementales de l’entreprise, avec des informations obligatoires qui diffèrent en fonction de l’effectif de l’entreprise.
La BDESE peut être instaurée par accord d’entreprise, signé par des syndicats représentant au moins 50 % des suffrages. En l’absence de délégués syndicaux, l’accord peut être conclu avec le CSE, sous réserve de l’approbation de la majorité de ses membres titulaires (C. trav., art. L.2312-21).
Cet accord précise :
- l’organisation, l’architecture et le contenu de la BDESE ;
- ses modalités de fonctionnement : droits d’accès, niveau de mise en place en cas d’établissements distincts, support, consultation et utilisation.
À défaut d’accord d’entreprise, un accord de branche peut fixer ces règles. Toutefois, la conclusion d’un accord reste facultative : la Cour de cassation a confirmé que l’employeur n’a pas l’obligation d’ouvrir une négociation dans l’entreprise (Cass. soc., 4 oct. 2023, n° 21-25.748).
En l’absence d’accord, la BDESE est mise en place dans l’entreprise selon les dispositions supplétives du Code du travail (C. trav., art. L.2312-36).
À quoi sert la BDESE ?
La BDESE constitue le socle des informations nécessaires aux trois grandes consultations récurrentes du CSE, à savoir :
- les orientations stratégiques de l’entreprise ;
- la situation économique et financière de l’entreprise ;
- la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.
Il s’agit ainsi d’une véritable plateforme centralisée d’informations, mise à la disposition du CSE par l’employeur, afin de faciliter les consultations susvisées.
Toutefois, la BDESE ne se limite pas à un simple outil d’information : bien organisée, elle favorise le dialogue dans l’entreprise, entre employeurs et représentants du personnel, et contribue à renforcer la transparence sur la situation économique et sociale de l’entreprise.
Quelles sont les entreprises concernées par la BDESE ?
La mise en place d’une BDESE est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés (C. trav., art. L.2312-18). Les effectifs sont calculés au niveau global de l’entreprise, et non par établissement.
Par accord, la BDESE peut être instaurée au niveau de l’entreprise ou des établissements. À défaut, elle est mise en place au niveau de l’entreprise (C. trav., art. R.2312-11).
Une BDESE peut aussi exister au niveau du groupe par accord ou convention, mais chaque entreprise reste tenue de créer sa propre BDESE (C. trav., art. R.2312-15).
Les obligations légales concernant la BDESE
La Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales est encadrée par la loi afin de garantir son rôle central dans le dialogue social en entreprise.
Organisation et fonctionnement
La BDESE doit être conçue de manière à permettre aux représentants du personnel et, le cas échéant, aux délégués syndicaux, d’exercer pleinement leurs attributions (C. trav., art. L.2312-2).
Actualisation des données
Les informations doivent être mises à jour régulièrement dans la base (au moins 1 fois par mois dans les entreprises d’au moins 300 salariés). Cette actualisation vaut communication officielle des rapports et informations, conformément aux conditions prévues par décret. C’est donc une obligation d’ordre public (C. trav., art. L.2312-18).
Transmission à l’administration
Lorsqu’une obligation de transmission d’informations à l’autorité administrative existe, la mise à disposition de ces éléments via la BDESE est réputée valoir communication à cette dernière (C. trav., art. L.2312-18).
Accessibilité de la BDESE
La BDESE doit être accessible en permanence aux membres du CSE, du CSE central aux délégués syndicaux. Ce principe est d’ordre public (C. trav., art. L. 2312-36).
Quelles informations devez-vous inclure dans la BDESE ?
Le contenu de la base de données varie selon le nombre de salariés dans l’entreprise.
À défaut d’accord, elle porte au moins sur les 9 thèmes suivants (10 pour les entreprises appartenant à un groupe) :
- investissements : social, matériel et immatériel ;
- égalité professionnelle entre les femmes et les hommes au sein de l’entreprise
- fonds propres et endettement ;
- ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;
- activités sociales et culturelles ;
- rémunération des financeurs ;
- flux financiers à destination de l’entreprise, notamment aides publiques et crédits d’impôts ;
- sous-traitance ;
- le cas échéant, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe ;
- conséquences environnementales de l’activité.
Le contenu de ces thèmes est précisé aux articles R. 2312-8 et R. 2312-9 du Code du travail, selon que l’entreprise compte plus ou moins de 300 salariés.
Les informations concernent l’année en cours, les 2 années précédentes ainsi que, de façon prévisionnelle, les 3 années à venir.
Un accord collectif peut toutefois définir un contenu différent, sous réserve de respecter le socle minimum prévu à l’article L. 2312-21.
Quelles sont les dates clés à retenir pour la mise en place de la BDESE ?
L’obligation de mettre en place une base de données s’applique dès lors que l’entreprise atteint 50 salariés.
Lorsque l’entreprise atteint au moins 300 salariés pendant 12 mois consécutifs, l’employeur dispose d’un délai d’un an pour se conformer aux obligations renforcées d’information et de consultation du CSE, impliquant notamment d’enrichir le contenu de la BDESE.
Les implications de la BDESE pour le Comité Social et Économique (CSE).
La BDESE permet aux membres du CSE d’accéder aux informations, aux données nécessaires pour émettre des avis argumentés lors des consultations obligatoires. Une BDESE complète et accessible favorise un dialogue social constructif et une meilleure anticipation des transformations.
Comment la BDESE impacte-t-elle la gestion du personnel ?
La BDESE regroupe et structure les informations et données sociales et RH, mettant en lumière les évolutions de l’emploi, des rémunérations, et les indicateurs relatifs à l’égalité professionnelle entre salariés (les hommes et les femmes). Elle encourage ainsi une gestion des salariés plus stratégique et transparente.
Exemples de mise en œuvre de la BDESE dans les entreprises
Compte tenu du nombre de données et de la fréquence des mises à jour nécessaire, il est difficile d’envisager une BDESE autrement que sur un support numérique.
L’entreprise pourra utiliser un système de tableur de type Excel ou assimilé, mais en pratique, l’exercice peut se révéler chronophage ou peu conforme au droit du travail, sauf à limiter le nombre de données de la BDESE par accord.
En général, l’entreprise a recours à un logiciel dédié qui pourra gérer l’import, la mise à jour des données et surtout, la mise à disposition de la BDESE auprès des représentants du personnel.
Qui peut vous accompagner dans la mise en place de la BDESE ?
Gérer une BDESE ne doit pas être une contrainte pour votre entreprise.
Avec Agrume, nos juristes s’occupent de tout : vous nous transmettez vos documents regroupant les informations nécessaires, nous traitons vos données et sécurisons votre BDESE, en garantissant la conformité de votre BDESE avec le code du travail.
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Fatimata Anne
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