Convocation des réunions du CSE : forme, délai, règles à respecter
Toutes les réunions du comité social et économique sont initiées par une convocation des membres du comité. Cette convocation est importante en ce qu’elle fixe les participants de la réunion et la teneur des débats qui vont s’y tenir.
La responsabilité de la convocation incombe au président. Elle est adressée à tous les membres du comité et les éventuels participants extérieurs. Elle fixe la date, l’heure et le lieu de la réunion. Elle mentionne en général les modalités de la réunion, comme la possibilité d’y assister en visioconférence.
Bien que ce ne soit pas obligatoire, elle contient également l’ordre du jour, qui fixera les thèmes qui pourront être abordés pendant la réunion.
Vous trouverez ci-après une explication complète sur les formes que cette convocation doit revêtir, les délais et les règles à respecter.
Attention : dans tous les cas, veillez à vous reporter au règlement intérieur, s’il existe. Si le règlement intérieur contient des dispositions particulières, elles doivent en principe être respectées.
Les développements qui suivent s’appliquent uniquement aux entreprises d’au moins 50 salariés.
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qui doit convoquer le CSE ?
La responsabilité de la convocation du comité social et économique incombe au président ou à son représentant (C. trav. art. L2315-28).
Ni l’absence du chef d’entreprise, ni le refus des membres de siéger ne peut dispenser l’employeur de convoquer le CSE lorsque le Code du travail lui en fait obligation (Cass. soc. 11.02.1992 n°90-87500).
Lorsque le chef d’entreprise est défaillant, le CSE peut être convoqué par l’inspecteur du travail à la demande d’au moins la moitié des membres du comité (C. trav. art. L2315-27).
Comment rédiger la lettre de convocation des membres du CSE ?
La lettre de convocation doit être rédigée avec un soin particulier, surtout si elle contient l’ordre du jour de la réunion.
Quelles sont les formes et modalités à respecter pour rédiger la convocation ?
La forme et le contenu de la convocation ne sont pas définis par le Code du travail. Sauf dispositions particulières prévues par un accord ou le règlement du CSE, la convocation comporte simplement la date, l’heure et le lieu de réunion.
Elle peut préciser les modalités d’organisation de la réunion, comme la possibilité d’y assister en visioconférence.
Elle contient généralement l’ordre du jour, qui fixe les thèmes qui pourront être abordés pendant la réunion. L’ordre du jour n’est pas nécessairement inclus dans la convocation, il peut être adressé ultérieurement.
Elle peut être accompagnée d’une information particulière si le chef d’entreprise l’estime nécessaire.
Comment choisir la date et l’heure des réunions du CSE ?
L’employeur décide seul de la date et de l’heure de la réunion du CSE (Cass. soc. 15.01.2013 n°11-28324). La convocation à la réunion du CSE doit obligatoirement contenir la date, l’heure et le lieu.
S’agissant de la date, l’employeur doit veiller au bon espacement des réunions pour que les obligations de réunions périodiques du comité soient remplies.
S’agissant de l’heure, il est préférable d’organiser les réunions pendant les heures de travail mais ce n’est pas une obligation (Circ. min. n°80-46, 31.07.1946).
Dans tous les cas, le temps passé par les membres du CSE à la réunion doit être considéré comme du travail effectif. Il ne peut être déduit des heures de délégation (C. trav. art. L2315-11).
Comment choisir le lieu de la réunion du CSE ?
L’employeur apprécie librement le lieu de la réunion.
Si la réunion n’a pas lieu sur le lieu de travail des élus, l’employeur doit toutefois prendre en charge les frais de déplacement sans pouvoir les imputer sur les dépenses de fonctionnement du CSE (Cass. soc. 28.05.1996 n°94-18.797).
Il doit également rémunérer le temps de trajet des membres du CSE si le trajet n’est pas réalisé sur le temps de travail et qu’il dépasse le temps normal de déplacement entre le domicile des salariés et le lieu de son travail (Cass. soc. 30.09.1997 n° 95-40125).
Comment rédiger l’ordre du jour des réunions du CSE ?
L’ordre du jour est établi conjointement par le président et le secrétaire du CSE. Il faut donc trouver un accord.
Les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif de travail peuvent toutefois être inscrites de plein droit par le président ou le secrétaire (C. trav. art. L2315-29).
Il en va de même lorsque le CSE se réunit à la demande de la majorité de ses membres (C. trav. art. L2315-31).
L’ordre du jour doit être rédigé en termes clairs et précis. À défaut, les délibérations des membres du comité peuvent être annulées (Cass. soc. 24.07.1984 n° 83-12.030 P).
L’ordre du jour est donc essentiel, les membres du comité ne peuvent d’ailleurs pas délibérer sur des thèmes autres que ceux qui y sont mentionnés (Cass. soc. 27.05.2021 n° 19-24.344 F-D).
À qui envoyer la lettre de convocation aux réunions du CSE ?
L’employeur doit convoquer aux réunions CSE tous les membres titulaires et suppléants du CSE ainsi que les représentants syndicaux même si ceux-ci sont en congés maladie (Cass. crim., 16.06.1970, n°69-93132), en grève (Cass. soc. 27.02.1985 n°82-40173) ou mis à pied (Cass. soc. 02.03.2004 n°02-16554).
Tous les membres du comité doivent être convoqués dans les mêmes conditions. Si l’employeur s’abstient de convoquer les membres suppléants ou les représentants syndicaux, il commet un délit d’entrave (Cass. crim. 16.06.1970 n° 69-93132 P.
Rappelons que les membres titulaires peuvent se faire remplacer par un suppléants. Même si ces derniers ne participent pas à la réunion, il importe qu’ils puissent en être informés.
Il faut également convoquer les personnes étrangères au comité dont la présence est prévue par le Code du travail en fonction des thèmes abordés par l’ordre du jour (médecin du travail, inspecteur du travail, commissaire aux comptes etc.) et les personnes dont la présence est requise par le CSE (experts etc.).
Rappelons que les membres titulaires peuvent se faire remplacer par un suppléant. Même si ces derniers ne participent pas à la réunion, il importe qu’ils puissent en être informés.
Il faut également convoquer les personnes étrangères au comité dont la présence est prévue par le Code du travail en fonction des thèmes abordés par l’ordre du jour (médecin du travail, inspecteur du travail, commissaire aux comptes etc.) et les personnes dont la présence est requise par le CSE (experts etc.).
Théoriquement, la convocation peut revêtir la forme d’une lettre, adressée individuellement à chaque participant. En pratique, nous recommandons de lister en tête de la convocation toutes les personnes invitées. Ainsi, les membres du comité seront informés si des personnes extérieures sont conviées à la réunion (experts, inspecteur du travail, médecin du travail etc.)
Comment envoyer la lettre de convocation ?
Les modalités de l’envoi de la convocation ne sont pas précisées par le Code du travail. La convocation pourra ainsi être envoyée par voie électronique (Cass. soc. 25.11.2015 n°14-16067) ou par lettre remise en main propre contre récépissé ou émargement.
En revanche, une information orale ne vaut pas envoi de la convocation (Cass. crim. 24.01.1974 n°73-90807). La réunion ne peut pas valablement se tenir dans ce cas.
Quel est le délai à respecter pour envoyer la convocation aux membres du CSE ?
Le Code du travail ne prévoit de délai que pour la communication de l’ordre du jour. L’ordre du jour doit ainsi être communiqué au moins trois jours avant la réunion. (C. trav. art. L2315-30).
Ce délai est prescrit en faveur des membres du comité. Ceux-ci peuvent donc y renoncer et peuvent valablement délibérer si l’ordre du jour a été transmis ou modifié tardivement. Cette souplesse est importante en pratique, elle permet de s’adapter à des situations d’urgence pour autant que les membres du CSE ne s’y opposent pas.
Pour la lettre de convocation en revanche, rien n’est spécifié dans le Code du travail. Si elle n’est pas envoyée avec l’ordre du jour, elle peut donc être adressée aux membres du CSE dans un délai plus long ou plus court.
Il faut toutefois que le délai de convocation permette à tous les membres du CSE d’assister à la réunion ou a minima de se faire remplacer par un suppléant. En cas d’organisation précipitée ou d’intention malveillante, l’employeur pourrait se voir reprocher un délit d’entrave.
En pratique, le règlement intérieur du CSE encadre le délai de convocation et de transmission de l’ordre du jour. Il y a donc lieu de s’y référer en cas de problème.
Quelles conséquences en cas de convocation du CSE non conforme ?
Le défaut de convocation à une réunion obligatoire du CSE constitue un délit d’entrave au fonctionnement régulier du CSE (Cass. crim. 27.09.1989 n°88-85727P).
Il en va de même en cas de convocation tardive (Cass. soc. 21.11.2000 n°00-81488) ou de convocation partielle (Cass. crim. 05.05.1976 n°75-90400P).
Si l’employeur ne remplit pas ses obligations (pour des réunions ordinaires et extraordinaires), malgré les demandes écrites des représentants syndicaux ou de la majorité des élus, il s’expose donc à des sanctions pénales et financières, pour délit d’entrave.
Et pour éviter toute tentative d’obstruction de la part de l’employeur, le Code du travail prévoit que le CSE peut être réuni à la demande d’au moins la moitié des membres du comité. Dans ce cas, les membres du CSE sont convoqués par l’inspecteur du travail et la réunion se tiendra sous sa présidence (C. trav. art. L2315-27).
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Laura Campion
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